Lehrerin & Freie Autorin
Der Personalmangel in Krippen, Kindergärten und Kitas ist alarmierend. Sie selbst spüren ihn und seine Auswirkungen täglich und versuchen wahrscheinlich mit allen Kräften, Ihr Bestes zu geben, um das Unmögliche zu schaffen – oft auf Kosten Ihrer eigenen physischen und psychischen Gesundheit.
© SÖHNGEN
In diesem Beitrag gehen wir kurz auf die Ursachen des Fachkräftemangels ein und versuchen, Ihnen Tipps an die Hand zu geben, wie Sie den Kita-Alltag trotzdem ein wenig stressärmer gestalten können. Denn, dass langfristige Maßnahmen lange überfällig sind, deren Umsetzung nicht in Ihrer Hand liegt, wissen Sie besser als wir.
Inhalt
2. Auswirkungen des Personalmangels im Kindergarten
2.1. Personalmangel und Bildungsauftrag
2.2. Personalmangel und Stresslevel
2.3. Langfristige Folgen des Personalmangels im frühkindlichen Bildungsbereich
3. Tipps zur Entlastung bei Personalmangel
3.1. 7 kurzfristige Maßnahmen bei Personalengpässen
3.2. Langfristige Maßnahmen gegen den Fachkräftemangel in Kitas
Die Ursachen für den Personalmangel sind vielfältig und bestehen z. T. auch schon seit (zu) vielen Jahren:
Die Anforderungen an pädagogische Fachkräfte wachsen seit Jahren. Die zu betreuenden Kinder werden zahlreicher, jünger, haben Verhaltensauffälligkeiten, Entwicklungsrückstände, Inklusionsbedarf, Fluchtgeschichte und Traumata.
Der gesetzlich geregelte Personalschlüssel wird all diesen Aufgaben nicht gerecht. Das Geld fehlt. Und obwohl der Beruf der Erziehenden so unglaublich wichtig für die Kinder und deren Zukunft, aber auch für die Zukunft unserer gesamten Gesellschaft ist, genießt er wenig Anerkennung und wird schlecht entlohnt.
Auswirkungen des Personalmangels im Kindergarten
Es ist offensichtlich, dass der drastische Personalmangel in Kindergärten sich auf viele Bereiche und Menschen auswirkt. Sie selbst als Erziehende sind gestresst, die Kinder können nicht so versorgt und gefördert werden, wie es sein sollte, und spüren Unruhe und Stress natürlich auch. Und die Eltern sind wütend oder haben wenig Verständnis dafür, wenn Gruppen geschlossen, Angebote gestrichen oder Unfälle der Kinder nicht verhindert oder bemerkt werden.
Das ist ein Teufelskreis, denn ein Ende des Personalmangels ist nicht in Sicht – im Gegenteil. So kommen Sie als pädagogische Fachkräfte immer wieder an die Grenzen Ihrer Belastbarkeit, werden krank, fallen aus, und Ihre Kollegen versuchen, die entstehende Mehrarbeit aufzufangen.
Platt gesagt verhindert der Personalmangel, dass Sie Ihre Arbeit tun können. Sie versuchen es trotzdem, und so wird alles noch schlimmer.
Personalmangel und Bildungsauftrag
Die Kita hat einen Bildungsauftrag und legt den Grundstein für eine erfolgreiche Zukunft der ihnen anvertrauten Kinder.
Doch nicht nur sind die Aufgaben der Erziehenden in den letzten Jahrzehnten stetig gewachsen – auch der empfohlene Personalschlüssel ist zu niedrig, um den Bildungsauftrag zu erfüllen und jedes Kind individuell zu fördern. Kommt Personalmangel hinzu, ist es oft schwierig genug, Betreuung und Pflege zu leisten.
Wenn Sie ohne oder mit nur wenig Unterstützung zwischenzeitlich für 20 bis 40 Kinder im Alter von einem bis sechs Jahren verantwortlich sind, können Sie auf keinen Ihrer Schützlinge eingehen. Das Einzige, was Ihnen übrig bleibt, ist ständiges Priorisieren: Wo brennt der Baum gerade am schlimmsten? Verletzt sich jemand, gibt es einen medizinischen Notfall, sind Kinder gefährdet?
Personalmangel und Stresslevel
Wenn Sie mit der Arbeit nicht hinterherkommen, sind Sie gestresst. Die Kinder nehmen den Stress natürlich auch wahr, und sind vielleicht zusätzlich unruhig oder verunsichert, wenn es chaotischer zugeht oder gewohnte Strukturen aufgelöst werden, z. B. durch die Zusammenlegung von Gruppen oder neue Bezugspersonen. Auch die Eltern sind gestresst, wenn sie ihre Kinder nicht in die Kita schicken können oder sie früher abholen sollen. Und deren Stress schlägt sich wiederum auf die Kleinen und Sie selbst nieder.
In vielen Krippen, Kindergärten und Kindertagesstätten ist es aktuell schlicht nicht möglich, mit dem vorhandenen Personal den Kita-Alltag harmonisch und zuverlässig zu organisieren – selbst, wenn mal niemand krank ist, eine Fortbildung absolviert, Urlaub hat oder Überstunden abbaut. Folglich ist kein Ende des Stresses in Sicht, egal wie sehr Sie als Erziehende sich bemühen.
Wirkliche Hilfe kann nur von außen, von oben kommen. Und selbst, wenn sie in diesem Moment in die Wege geleitet wird, dauert es einige Zeit, bis Sie in Ihrer Einrichtung Verbesserungen und Erleichterung erfahren.
Langfristige Folgen des Personalmangels im frühkindlichen Bildungsbereich
Langfristig sind die Folgen der Personalknappheit verheerend. Wenn Kinder in der Kita entweder nicht gemäß ihrer Entwicklung gefördert werden oder beispielsweise den Kindergarten aufgrund mangelnder Strukturen, Lärm und Stress nicht als sicheren Ort erleben, nehmen Konflikte zu und es kommt eventuell zu Verhaltensauffälligkeiten. In jedem Fall wirkt sich der Personalmangel negativ auf die emotionale und soziale Entwicklung der Kinder aus.
Folglich starten sie mit schlechten Voraussetzungen und auch einer negativen Wahrnehmung der Bildungsinstitutionen in die Schule. Und das steht in völligem Kontrast zu Frühförderung und Bildungsauftrag.
Auch auf die Einrichtungen und Fachkräfte wirkt sich der Personalengpass selbstverständlich aus: Solange sich die Arbeitsbedingungen nicht verbessern, wird es wahrscheinlich schwierig, genug Nachwuchskräfte zu finden. Wer mit Herzblut bei der Sache ist, brennt unter diesen Bedingungen erfahrungsgemäß umso schneller aus und kann seinen Job nicht mehr ausüben, so sehr er ihn auch liebt.
Es sieht also aus, als schlitterten wir immer tiefer in die Krise.
Tipps zur Entlastung bei Personalmangel
Gerade die Aufopferungsbereitschaft vieler Fachkräfte führt dazu, dass der Druck immer weiter wächst. Denn wenn Sie das nahezu Unmögliche schaffen, anstatt klar zu signalisieren: Bis hierhin und nicht weiter!, wird der Notstand nicht als solcher wahrgenommen.
Erziehungsberechtigte, aber vor allem Träger und Politik müssen begreifen, dass sich etwas ändern muss, weil sich die Krise ansonsten weiter verschärft. Denn niemandem ist damit geholfen, wenn Sie als Fachkräfte in Hochzeiten des Personalmangels im Burnout landen und Ihre Arbeit nicht mehr ausführen können oder wollen.
7 kurzfristige Maßnahmen bei Personalengpässen
Auch wenn es im Kita-Alltag vielerorts eher Regel als Ausnahme ist, dass zu wenig Personal zur Verfügung steht, sind Sie nicht machtlos. Es gibt einige Dinge, die Sie entlasten können. Im Folgenden haben wir 7 Maßnahmen für Sie zusammengestellt.
1. Bleiben Sie zu Hause, wenn Sie krank sind.
Ja, das verschärft den Personalengpass kurzfristig. Aber wenn Sie sich nicht auskurieren, fallen Sie irgendwann längerfristig aus. Außerdem ist auch niemandem damit geholfen, wenn Sie sich krank zur Arbeit schleppen, Ihren Pflichten nicht voll konzentriert nachkommen können und vielleicht noch Kollegen und Kinder anstecken.
Auch oder gerade, wenn weitere Kollegen ausfallen, greift der Notfallplan. Dafür ist er da. Und Sie brauchen kein schlechtes Gewissen haben, wenn Sie im Bett bleiben. Schließlich werden Sie nicht absichtlich krank.
2. Nehmen Sie keine kranken Kinder in Ihrer Einrichtung an.
Kranke Kinder bleiben ebenfalls zu Hause – auch wenn es den Eltern nicht passt. Kindertagesstätten sind keine Aufbewahrungs- oder Krankenstationen, sondern sollen gemeinsames Wachstum und Lernen ermöglichen. Das klappt nur, wenn alle fit sind.
Natürlich führt das zu Konflikten mit Eltern, die vielleicht keine Möglichkeit haben, ihre Kinder anderweitig unterzubringen und arbeiten müssen – oder auch einfach kinderfreie Zeit genießen wollen. Aber das ist nicht Ihr Problem. Sie müssen den Kita-Alltag organisieren; die Eltern ihren eigenen Alltag.
Wenn Sie den Verdacht oder die Gewissheit haben, dass Kinder krank sind, bleiben Sie konsequent. Kranke Kinder gehören nicht nur ins Bett, sondern auch in ihre gewohnte Umgebung in Gegenwart ihrer Vertrauenspersonen.
3. Sprechen Sie im Team über Probleme und mögliche Lösungen.
Bleiben Sie untereinander im Austausch. Sobald es nicht (mehr) möglich ist, offen über Probleme und Belastungen zu reden, wird sich nichts verbessern – erst recht nicht die Atmosphäre im Team. Sie sitzen alle im selben Boot. Jeder Mensch hat eine andere Belastungsgrenze und niemand kann mehr als 100 % geben.
Sprechen Sie daher konstruktiv und objektiv über Probleme und versuchen Sie, gemeinsam die für alle beste Lösung zu finden. Niemand darf Angst haben, seine Meinung zu sagen, seine Überforderung anzusprechen, seine eigene Gesundheit zu thematisieren.
Eine gute Teamatmosphäre ist essenziell, um Freude an seiner Arbeit zu haben und sie überhaupt angemessen ausführen zu können. Machen Sie es sich daher nach Möglichkeit zwischendurch zusammen nett, z. B. mit ein paar Snacks nach Feierabend, einer Umarmung zur Begrüßung, kleinen Geschenken, Komplimenten oder Aufmerksamkeiten.
ACHTUNG: Wenn jetzt Ihr spontaner Impuls ist, dass sie darauf bei Ihrem Team absolut keine Lust haben, ist das ein ernstzunehmendes Alarmsignal. Sollte die Stimmung zwischen Ihnen im Keller und keine Besserung durch ehrliche Aussprachen in Sicht sein, z. B. im Fall von Mobbing, wechseln Sie die Arbeitsstelle.
4. Achten Sie auf sich.
Bestimmt kennen Sie Tage, an denen Sie bereits nach wenigen Minuten in der Kita wieder nach Hause wollen: Vielleicht sind Sie selbst noch oder schon wieder angeschlagen, dann erfahren Sie, dass mehrere Kollegen ausfallen, und kurz nach seiner Ankunft hat ein Kind einen Unfall.
Solange solche Tage nicht zur Regel werden, sind sie ertragbar und können durch kleine schöne Alltagserlebnisse kompensiert werden: eine Sporteinheit, ein Spaziergang in der Natur, ein leckeres Essen, ein gutes Buch in der Badewanne usw.
Wenn Sie aber merken, dass Sie regelmäßig gestresst sind, Kopfschmerzen oder Herzrasen haben oder schwitzen, leicht reizbar und schnell erschöpft sind, ziehen Sie die Reißleine – und am besten noch vorher. Denn sobald Sie diesen Punkt erreicht haben, wird Ihnen nicht mehr viel anderes als eine längere Auszeit oder gar ein Jobwechsel helfen.
Tipp: Führen Sie ein Stresstagebuch. Das hilft Ihnen dabei, in sich hineinzuspüren, zu erkennen, welche Situationen für Sie besonders belastbar sind und Ihre Grenzen zu erkennen, bevor Sie sie überschreiten. Ihre Notizen sind auch eine gute Grundlage für ein Gespräch mit Team oder Leitung.
Nutzen Sie als (Anti-)Stress-Tagebuch doch einfach unsere Vorlage zum kostenlosen Download. Sie hilft Ihnen dabei sowohl positive als auch negative Momente Ihres Berufsalltags zu reflektieren. Auf der Rückseite können Sie weitere Gedanken oder Lösungsansätze und Gegenmaßnahmen notieren. Somit sind Sie auch optimal für Besprechungen vorbereitet.
5. Holen Sie sich Unterstützung im Alltag.
Das kann auf zwei Ebenen erfolgen:
Einerseits finden Sie Unterstützung bei Ansprechpersonen wie Therapieeinrichtungen, Verbänden oder Erziehungsberatungsstellen. Auch der Austausch mit Kollegen aus anderen Einrichtungen oder Fortbildungen und Fachliteratur zu Themen wie Stressmanagement oder Arbeitsorganisation hilft Ihnen dabei, eigenes Verhalten und etablierte Strukturen zu reflektieren und ggf. zu ändern.
Andererseits haben Sie die Möglichkeit, auch kurzfristig auf zusätzliches Personal zurückzugreifen, das vom Träger genehmigt werden muss. Dazu zählen z. B.:
- Hauswirtschaftskräfte
• Verwaltungskräfte
• Facility-Manager
• Springerkräfte
Dafür müssen Sie als Kita-Leitung Ihrem Träger ehrlich und ungeschönt kommunizieren, dass und warum Sie in Ihrer Einrichtung Hilfe benötigen. Sollten Sie und Ihre Probleme generell nicht ernst genommen werden, wenden Sie sich an den Dachverband, die Kita-Aufsicht, das Jugendamt o. Ä.
6. Setzen Sie Ihren Notfallplan um.
Schränken Sie ggf. die Betreuungszeiten ein, schließen Sie Gruppen. Bestimmt haben Sie bereits ein Konzept für den Umgang mit personellen Engpässen.
Vielleicht fällt es Ihnen schwer, ihn konsequent zu befolgen, weil Sie das Gefühl haben, die Kinder trotzdem betreuen zu müssen, auch wenn es an einem bestimmten Punkt einfach nicht mehr geht. Vielleicht muss der Plan auch aktualisiert oder spezifiziert werden. Stimmen Sie sich über Ihre Empfindungen ggf. im Team ab.
Wichtig ist auch, dass Sie den Familien der Kinder den Plan samt seiner Maßnahmen transparent kommunizieren. So vermeiden Sie einen Großteil der Diskussionen und des Unmuts. Denn niemand, weder Eltern noch Kinder noch Sie selbst, haben sich diese Situation ausgesucht.
Der Notfallplan bei personellen Engpässen
Der Notfallplan bei Personalmangel wird vom Träger in Absprache mit der Leitung festgelegt; oft wird auch das Jugendamt hinzugezogen.
Jedes Bundesland hat eigene Kriterien und Berechnungsgrundlagen für den Personal- und Betreuungsschlüssel, die je nach Art der Gruppen (U3, Ü3 usw.) variieren. Das empfohlene Verhältnis zwischen Fachkräften und zu betreuenden Kindern wird in fast keinem Bundesland erreicht.
Pro Vollzeitstelle ist von einer Ausfallquote von bis zu 25 % auszugehen: Urlaub, Fortbildungen und auch krankheitsbedingter Ausfall, der in dieser Branche über dem Durchschnitt liegt, schlagen zu Buche. Auf das Jahr gerechnet bedeutet das: Bis zu 30 % der Arbeitszeit von Fachkräften können nicht für die direkte Arbeit mit Kindern genutzt werden.
Außerdem gibt es zusätzliche Aufgaben wie Dokumentationen, Vor- und Nachbereitung, Gespräche mit Eltern, Teamgespräche etc. Diese Verfügungszeit beträgt zwischen 15 und 20 % der Arbeitszeit, auch wieder abhängig von Träger und Bundesland.
Für die Kita-Leitung kommt die Leitungsfreistellung hinzu, denn sie muss sich während ihrer Arbeitszeit natürlich um organisatorische und administrative Vorgänge kümmern. Kinder in der Eingewöhnungsphase sowie Kinder mit Förderbedarf erfordern natürlich ebenfalls mehr Zeit und Personal.
All diese Faktoren wirken sich ungünstig auf den Personal- und Betreuungsschlüssel aus, denn praktisch steht deutlich weniger Zeit für die pädagogische Arbeit mit den Kindern zur Verfügung.
Es ist wichtig, den Personalschlüssel exakt zu berechnen, zu dokumentieren, wenn und wann er nicht erreicht wird, und Meldung zu machen. Denn auch bei Unterbesetzung gilt in Kitas die Aufsichtspflicht der Erziehenden. Um zu gewährleisten, dass die Kinder sicher betreut werden können, ist es nötig, bei Personalmangel Maßnahmen zu ergreifen.
Ein detaillierter Notfallplan, der keinen Interpretationsspielraum lässt, hilft Ihnen im Alltag dabei, kurzfristig die richtigen Entscheidungen zu treffen. Mögliche Maßnahmen sind:
• Streichung von Ausflügen und Angeboten
• Urlaubssperre, Streichung von Fortbildungen sowie Aufbau von Überstunden
• Einsatz externer Kräfte
• Pausieren von Eingewöhnungen
• Zusammenlegung von Gruppen
• Kürzung der Betreuungszeiten
• Schließung der Einrichtung
Ein ausführliches und anschauliches Beispiel für einen Notfallplan bietet die Gemeinde Friedewald. Das siebenseitige Dokument wendet sich konkret an die Eltern, erklärt die gesetzlichen Grundlagen und legt in 6 Stufen offen, welche Schritte ergriffen werden, wenn eine bestimmte Fachkräfteanzahl unterschritten wird. Link im Lesestoff.
7. Schreiben Sie Überlastungs- und Gefährdungsanzeigen, wenn nötig.
Eine Überlastungsanzeige ist präventiv. Sie dient Ihrem Schutz für den Fall, dass ein Kind zu Schaden kommt, und fordert Ihren Träger zum Handeln auf. Sobald Sie als Kita-Leitung merken, dass Sie aufgrund von Personalmangel Ihre Einrichtung nicht den rechtlichen und fachlichen Standards gemäß führen können, informieren Sie Ihren Träger durch eine Überlastungsanzeige.
Eine Gefährdungsanzeige ist dann erforderlich, wenn das Kindeswohl bereits gefährdet ist oder unmittelbar droht. Sie kann auch direkt an das Jugendamt adressiert werden. Sobald Aufsicht, Grundbedürfnisse, Hygiene oder Sicherheit der Kinder nicht mehr gewährleistet werden können, müssen Sie das zur Anzeige bringen.
Sollte Ihr Träger nicht auf Ihre Belastungsanzeige reagieren, ist die Gefährdungsanzeige ein angemessenes Mittel zur Eskalation. Ist der Personalmangel in Ihrer Einrichtung längerfristig oder besonders schwerwiegend, kann es erforderlich sein, sowohl eine Belastungs- als auch eine Gefährdungsanzeige zu stellen.
Stehen Ihnen also über Wochen immer wieder weniger Fachkräfte zur Verfügung, als der Personalschlüssel festlegt, werden Kinder von Personen beaufsichtigt, die keine Fachkräfte sind, oder kommen Sie nicht mehr dazu, Ihre Leitungsaufgaben zu erledigen, weil Sie für abwesende Kollegen einspringen, ist das Anlass für eine Überlastungsanzeige.
Unter den Quellen im Lesestoff finden Sie auch Vorlagen für Anzeigen.
Tipp: Je enger und offener die Kommunikation zwischen Ihnen und Ihrem Träger ist, umso besser stehen die Chancen, dass Sie gemeinsam handeln können, bevor Notlagen entstehen. Treffen Sie klare Absprachen, welche Maßnahmen in welchem Fall zu treffen sind und welche Möglichkeiten Ihnen zur Verfügung stehen.
Langfristige Maßnahmen gegen den Fachkräftemangel in Kitas
Langfristig muss sich auf höheren Ebenen eine Menge ändern. Es braucht mehr Geld – und ein Umdenken. Veränderungen, die den Personalmangel auf längere Sicht mildern können, sind z. B.:
- Abbau der Bürokratie
- Gehaltserhöhung
- neue oder flexiblere Arbeitszeitmodelle
- Anpassung der Ausbildung, z. B. durch weitere Spezialisierung, Entzerrung, bessere Vergütung, intensivere Praxisanleitung
- Ausbau multiprofessioneller Teams
- Vernetzung mit Ehrenamt, Vereinen, Verbänden, Betrieben
- Anhebung des Personalschlüssels
- Weiterbildungsmaßnahmen
- digitale Lösungen
Bis diese Maßnahmen Wirkung zeigen, werden Jahre vergehen, in denen sich der Personalmangel noch weiter verschärft. Zudem müssen diese Maßnahmen eben auch erst einmal ergriffen werden.
Das passiert wahrscheinlich schneller, wenn Sie und möglichst viele Ihrer Kolleginnen und Kollegen nicht weiterhin jeden Tag versuchen, mit einem Sieb das Wasser aus dem sinkenden Schiff zu schöpfen, sondern unserer Gesellschaft und der Politik klar kommunizieren: So geht es einfach nicht mehr!
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Lesestoff:
- Niedersächsisches Institut für frühkindliche Bildung und Entwicklung (nifbe) – Interne und externe Öffentlichkeitsarbeit in der Kita
- Datenschutzkonferenz der Länder (DSK)
- Polizei-Beratung – Kinder sind kein Content (Kinderschutz, verantwortungsvoller Umgang).
- ULD/Datenschutzzentrum SH – Kinderfotos auf Kita-Webseiten (PDF) (konkrete datenschutzrechtliche Hinweise)
- BMFSFJ – Kindertagesbetreuung kompakt
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